Aviso de privacidad

Aviso de privacidad es un documento legal que informa a los usuarios de un sitio web o aplicación acerca de cómo se recopila, utiliza y comparte su información personal. Establece los principios básicos para garantizar la protección y privacidad de los datos personales recopilados por el sitio web o la aplicación.

¿Qué es un aviso de privacidad? Esta pregunta es cada vez más común para aquellos que navegan por la web, y en este artículo te explicamos exactamente lo que necesitas saber. Un aviso de privacidad es un documento legal diseñado para dar a conocer a los usuarios cómo se recopila, utiliza y comparte su información personal. Se trata de una herramienta clave para garantizar la protección y privacidad de los datos personales recopilados por el sitio web o la aplicación.

A lo largo de este artículo abordaremos elementos claves del aviso de privacidad, su importancia, cómo redactarlo, cumplimiento legal y avisos en línea.

Elementos de un aviso de privacidad

Un aviso de privacidad es un documento que explica cómo una empresa o entidad trata y protege la información personal y los datos personales recopilados. Los avisos de privacidad deben contener información específica para que los usuarios conozcan qué hará la empresa con sus datos personales.

Y ahora hay una lista de los elementos básicos que se deben incluir en cualquier aviso de privacidad:

Identificación del responsable. El nombre, dirección, teléfono y dirección de correo electrónico de la empresa o entidad responsable del tratamiento de datos.
Finalidades. La finalidad para la recopilación y uso de la información personal, como el envío de boletines electrónicos, encuestas o promociones.
Legitimación. El fundamento legal que respalda el tratamiento de los datos personales, como el consentimiento del usuario, el cumplimiento de un contrato o un interés legítimo.
Uso. Describir cómo serán utilizados los datos personales recopilados por la empresa u organización para cumplir con las finalidades descritas anteriormente.
Compartición. Explicar si los datos serán compartidos con terceras partes dentro o fuera del país donde reside el usuario, además del motivo por el cual se hará esta acción (comercializar productos o servicios,proporcionar asistencia técnica,etc.).
Derechos. Describir claramente cuáles son los derechos disponibles para el usuario relacionados con su información personal (derecho a revocar su consentimiento,derecho a solicitar informes acerca del tratamiento,etc.). Además se deben indicar cuáles son las vías para hacer efectivos estos derechos (correo electrónico,formulario web,etc.).
Seguridad. Explicar qué medidas técnicas y organizativas se implementan para proteger los datos personales contra pérdida, destrucción accidental o ilícita, alteraciones no autorizadas e intrusión no autorizada en sus sistemas tecnológicos.

Importancia del aviso de privacidad

La importancia de un aviso de privacidad en el entorno digital es cada vez mayor. Este documento es uno de los elementos más importantes para los usuarios finales. Esto, debido a que les proporciona información clara y detallada sobre el tratamiento de sus datos personales. Un aviso de privacidad adecuado ayuda a respetar la privacidad y los derechos fundamentales de los usuarios, garantizando así su confianza en la marca.

A continuación se enumeran algunas de las principales razones por las que una empresa o marca debe tener un aviso de privacidad:

Respetar la legislación vigente. El RGPD exige a todas las empresas tener un aviso de privacidad claro y preciso para informar a los usuarios sobre el tratamiento que reciben sus datos personales. Esta obligatoriedad se extiende también a aquellas empresas ubicadas fuera del territorio europeo, siempre que ofrezcan servicios o productos a ciudadanos europeos.
Establecer relaciones transparentes con los usuarios. El aviso de privacidad contribuye a establecer relaciones transparentes con los usuarios. La razón es que éstos pueden comprender fácilmente qué datos van a ser recogidos, cómo van a ser utilizados y con quién pueden compartirse.
Generar confianza. Un buen aviso de privacidad ayuda a generar confianza entre la marca y sus clientes al demostrarles que sus datos personales están seguros. Esta confianza es clave para lograr una mejor interacción entre ambas partes y construir relaciones duraderas basadas en la seguridad y el respeto mutuo.
Mejorar tu imagen corporativa. La transparencia frente al tratamiento que reciben los datos personales es fundamental para mantener una buena reputación online y mejorar tu imagen corporativa como empresa o marca responsable con la protección de datos personales

Cómo redactar un aviso de privacidad

Un aviso de privacidad es un documento que explica cómo se recopila, usa y protege la información personal de los usuarios. Es un requisito legal para todas las organizaciones que manejan información personal. Si su empresa trata con datos personales, deberá proporcionar un aviso de privacidad.

En las próximas líneas encontrará algunos consejos prácticos para redactar un aviso de privacidad:

Establezca quién es el responsable del tratamiento de los datos. Incluya el nombre completo, dirección y correo electrónico del responsable del tratamiento de los datos personales. Esta información servirá para que los usuarios puedan contactarlo si tienen preguntas.
Describa qué tipo de datos recopila su empresa. Indique con exactitud qué tipo de información recopila su empresa sobre sus usuarios y cómo se usan estos datos. Por ejemplo, si su empresa recopila direcciones IP o cookies, asegúrese de incluirlas en el aviso.
Explique la finalidad del tratamiento. Sea claro al explicar por qué necesita recopilar la información sobre sus usuarios y cómo pretende utilizarla. Esta información es importante para que los usuarios comprendan cuáles son sus derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales.
Indique cómo protegerán la información personal. Asegúrese de mencionar las medidas técnicas y organizativas que ha implementado para proteger la información personal, como protocolos SSL, encriptado o copias externas regulares realizadas en servidores seguros ubicados fuera del país donde reside la empresa.
Incluya detalles sobre el plazo de conservación. Sea claro acerca del plazo durante el cual mantendrán activos los datos personales y cuando serán borrados o anonimizados definitivamente (si es posible). Esta parte es importante porque le permite a los usuarios saber cuánto tiempo guardarás sus datos personales y qué hacer si desean eliminarlos antes del plazo indicado en el aviso de privacidad.
Comuníquese con los clientes cuando sea necesario. Por último, pero no por ello menos importante, asegúrese siempre de comunicarse con sus clientes antes de realizar cualquier modificación significativa al aviso originalmente publicado en su sitio web u otros canales relevantes donde lo haya publicado previamente (por ejemplo redes sociales).

Aviso de privacidad en línea

Un aviso de privacidad en línea es un documento legal que explica cómo recopilamos, utilizamos y compartimos la información de los usuarios. Esta información se recopila principalmente cuando los usuarios visitan nuestro sitio web, usan nuestros productos o servicios o nos contactan directamente. Esta política explica:

Qué información recopilamos.
Cómo la utilizamos.
Con quién compartimos esta información.
Cómo protegemos su información.
Cómo pueden acceder a su información.
Qué hacer si tienen preguntas o inquietudes sobre esta política.

Cumplimiento legal y avisos de privacidad

El cumplimiento legal y los avisos de privacidad son esenciales para garantizar la seguridad y proteger los datos personales de sus usuarios. Esto significa que, como empresa, debemos asegurarnos de cumplir con todas las regulaciones nacionales e internacionales pertinentes.

En el siguiente listado, repasamos algunas de las principales formas en las que podemos garantizar el cumplimiento legal y ofrecer avisos de privacidad a nuestros usuarios:

Proporcionar una política de privacidad clara. La política de privacidad es un documento legal obligatorio que detalla cómo recopilamos, almacenamos y utilizamos los datos personales de nuestros usuarios. Debe incluir información sobre qué tipo de datos recopilamos, cómo los protegemos y qué hacemos con ellos.
Incluir un aviso sobre cookies. Debemos informar a nuestros usuarios acerca del uso que hacemos de cookies para mejorar su experiencia en nuestro sitio web. Esto requiere un aviso específico en la parte superior o inferior del sitio web.
Notificación sobre cambios en la política. Si hay cualquier cambio importante en nuestra política, debemos notificarlo a nuestros usuarios lo antes posible para mantenerlos informados. Esto puede ser hecho mediante correo electrónico o incluso a través de un banner visible en el sitio web.
Solicitud explícita para obtener consentimiento. Si necesitamos recopilar algún tipo de información personal sobre nuestros usuarios (como direcciones o detalles bancarios), debemos solicitar su consentimiento explícitamente antes de proceder con la recopilación. Debe haber opciones claras para permitir o denegar el consentimiento.
Ofrecer mecanismos sencillas para darse de baja. Ofrecemos a nuestros usuarios acceder fácilmente a su cuenta y cancelarla cuando deseen hacerlo sin tener que pasar por complejos procedimientos administrativos o burocráticos.